Plus-value apportée en entreprise par un logiciel de gestion RH

Vous vous posez mille et une questions quant au logiciel de gestion RH et son intérêt en entreprise ? Gros plan dans cet article sur les tenants et aboutissants de cet outil professionnel.

Un logiciel de gestion des ressources humaines : dans quel but ?

Les managers nourrissent d’ordinaire trois types d’attentes vis-à-vis des logiciels de gestion RH :

• Gestion administrative du personnel;
• Gestion sociale et comptable des effectifs;
• Gestion des talents et des compétences des collaborateurs.

Un logiciel RH ne cible en réalité que la troisième de ces attentes, et permet de dresser un bilan des compétences servant de support et de balise à un entretien d’évaluation des membres du personnel.

Un logiciel intuitif avec accompagnement par des professionnels RH si nécessaire

Le logiciel de gestion RH est intuitif. Il est fourni avec un manuel d’utilisation de la méthode, pour une installation simple et sans obstacle. Si le manager le souhaite, il peut bénéficier d’un bref accompagnement de la part de consultants RH concernant la structure de la base de données du logiciel. Si cela lui semble insuffisant, l’accompagnement professionnel peut se faire tout au long du processus de gestion des compétences des collaborateurs. Des consultants RH peuvent vous assister dans la mise sur pied d’un organigramme, la rédaction des contenus relatifs à chaque poste, la formulation du lexique des compétences, etc. Si le manager le souhaite, un accompagnement peut même être prévu lors des premiers entretiens d’évaluation des collaborateurs.

Soulignons que ce n’est pas le logiciel de gestion RH qui va permettre la mise en œuvre du management. Il ne sert que de support, d’outil, d’assistant au manager afin de mener des entretiens d’évaluation dans des conditions idéales.

Plus-value apportée à l’entreprise par un logiciel de gestion RH

Il est extrêmement difficile de mesurer le ROI (retour sur investissement) d’un logiciel de gestion des ressources humaines et le chiffre d’affaires qu’il va générer. En effet, comment évaluer quantitativement les effets d’un changement de management ? D’un changement de stratégie globale de l’entreprise dans sa communication interne ? Certains bouleversements sont davantage mesurables, tels qu’une hausse de la motivation et de la satisfaction des collaborateurs des suites de l’organisation d’entretiens d’évaluation. Ces facteurs ont indubitablement une incidence positive sur la productivité et la rentabilité au sein de l’entreprise, mais encore une fois, cela ne peut être quantitativement jaugé. Sûrement parce que la gestion RH s’inscrit dans un rapport opposé à la gestion des coûts…

Fréquence idéale des entretiens d’évaluation visant à dresser un bilan des compétences et motivations des collaborateurs

La fréquence idéale de ces entretiens d’évaluation est, au minimum, d’une fois par an. Cela étant, plutôt que de se demander à quelle fréquence évaluer son personnel, il est préférable avant tout de se poser la question de la finalité de l’entretien afin de déterminer la cadence idéale :

• Entretien de positionnement: lorsqu’un employeur engage un nouveau collaborateur ou qu’il reconduit un employé existant dans une nouvelle fonction. Il est dès lors nécessaire de réaliser un entretien d’évaluation au départ de la prise de fonction, puis d’autres entretiens peu espacés dans le temps, pour ensuite en arriver à un rythme de croisière d’un entretien annuel ;
• Entretien de fonctionnement: il est organisé en cours de fonction lorsque surviennent des difficultés et que des sanctions doivent potentiellement être prises ;
• Entretien de développement ou d’évaluation: il vise à évaluer l’acquisition de nouvelles compétences ou le renforcement de compétences existantes des collaborateurs. C’est une évaluation positive organisée au moins une fois par an. Elle est potentiellement liée à un plan de formation ou d’accompagnement.

Quid du paiement d’un logiciel de gestion RH ?

Le paiement du logiciel de gestion des compétences RH se fait via une licence annuelle unique. Son prix est variable selon le nombre de collaborateurs inscrits dans la base de données. La reconduction du logiciel se fait de manière classique, année après année. Le client peut y mettre fin moyennant un préavis défini dans le contrat. La première année, des frais supplémentaires liés à l’accompagnement sont à prévoir en plus du coût de la licence.

Manager d’une PME, vous désirez évaluer les compétences et motivations de vos collaborateurs ? Contactez MG Consultants !

Nos consultants RH ont développé par eux-mêmes un logiciel de gestion des compétences RH très performant intitulé Florys®. Cet outil est le fruit des connaissances et de longues années d’expérience de plusieurs consultants en ressources humaines. Il permet d’établir un bilan des compétences servant de support et de balise à un entretien d’évaluation des collaborateurs.

On y encode les données générales d’un candidat à l’emploi ou employé de sorte à définir une description d’emploi - ou job description -, qui stipule les missions et domaines de responsabilités de chacun, ainsi que les attentes liées à cette fonction. Cette opération peut être réalisée pour tous les postes pourvus ou à pourvoir au sein d’une TPE ou PME.

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