Comment mesurer l’évolution des compétences de ses collaborateurs ?

Jauger objectivement la progression des aptitudes d’un collaborateur au sein d’une entreprise passe par des entretiens d’évaluation. Qu’est qu’un entretien d’évaluation au sens strict du terme ? Comment s’y préparer ? Combien de fois l’organiser sur l’année avec un même individu ? Nos experts en consultance RH en Belgique vous informent.

L’entretien d’évaluation se distingue du bilan commercial et de la réunion collective

L’évolution des compétences de ses collaborateurs est mesurable au travers d’entretiens d’évaluation. Il est donc primordial de définir avant tout chose ce qu’est un entretien d’évaluation et de le distinguer d’autres réunions habituellement organisées au sein d’une société.

Un entretien d’évaluation n’est pas un compte-rendu de travail, un bilan ou constat commercial, un examen de la productivité de l’évalué. Ce n’est pas non plus une réunion collective au cours de laquelle les points forts et talons d’Achille de chacun sont passés au crible autour d’une table ronde.

Si l’on souhaite jauger les progrès dans un objectif de performance, de rentabilité et de bonne exécution, l’entretien d’évaluation doit être un face-à-face individuel entre l’évaluateur et l’évalué, autrement dit entre le manager et son collaborateur.

Préparation en amont de l’entretien : condition sine qua non pour que l’évaluation soit constructive

La préparation de l’entretien d’évaluation par l’évaluateur et l’évalué est une étape primordiale pour que l’entrevue soit réellement efficace. C’est au manager que revient la majeure partie du travail de préparation. Il doit en effet identifier les besoins de l’entreprise et en fonction, formuler ses attentes quant au comportement personnel, à l’attitude de son collaborateur soumis à évaluation.

Il incombe également à l’évaluateur d’exprimer ses expectatives liées à la technicité de la fonction remplie par l’évalué. Il est ici non plus question d’attitude, mais de maîtrise de certaines compétences professionnelles, des performances de l’évalué.

Enfin, outre le comportement et le savoir-faire, il manque encore un élément de taille pour que le trio évaluatif soit complet : la motivation de l’évalué. Sans celle-ci, il est évident que les compétences d’un individu ne pourront évoluer sur le lieu de travail.

L’évalué devra quant à lui déterminer les priorités sur lesquelles il souhaite rebondir.

Après préparation, le face-à-face évaluatif peut être organisé entre manager et collaborateur

Lorsque l’évaluateur et l’évalué ont clôturé l’étape préparatoire, l’entretien peut avoir lieu. Pour que la discussion puisse commencer, il est prépondérant que l’une et l’autre partie soient face à une seule et même grille de lecture de la fonction. Qu’est-ce que cela signifie ? Que chacun doit avoir les mêmes repères par rapport aux responsabilités qu’implique la fonction. Après accord sur ces termes, chacun pourra s’exprimer librement et ouvertement dans un climat de confiance et de respect mutuel. Il est évident que si l’évaluation tourne au règlement de compte personnel, si elle est organisée en collectif ou si elle prend des allures de bilan commercial, l’évalué ne pourra s’exprimer en toute liberté.

S’il s’avère au terme de l’entretien que l’évalué manque de motivation ou qu’il rencontre des lacunes sur le plan des compétences nécessaires à l’exécution de ses tâches, deux types d’actions pourront dès lors être prises :

• L’accompagnement personnel pour retrouver la motivation nécessaire à l’évolution de ses compétences;
• La formation pour combler les insuffisances techniques indispensables à l’exercice de la fonction.

Fréquence idéale des entretiens d’évaluation

Les consultants en ressources humaines recommandent de distinguer 3 types d’entretiens :

• L’entretien de positionnement : à organiser et à mener lors des premiers mois de prise en fonction d’un nouveau collaborateur. Comptez au minimum une évaluation mensuelle au cours du premier trimestre de l’entrée en fonction.

• L’entretien de fonctionnement : à coordonner en fonction des objectifs d’évolution ou de développement fixés avec le collaborateur. Cet entretien est organisé d’ordinaire à raison de 2 à 3 fois par an. C’est le rythme de croisière parfait pour les collaborateurs d’une entreprise. Cela étant, cette fréquence est étroitement liée à l’importance de la fonction qu’exerce l’évalué et à son expérience au sein de l’entreprise. Explications : s’il s’agit d’une nouvelle recrue, les entretiens d’évaluation seront plus nombreux et rapprochés que pour un collaborateur travaillant depuis plusieurs années dans l’entreprise. Enfin, si au travers de son poste l’évalué est investi de nombreuses responsabilités, il conviendra d’organiser des évaluations 4 à 6 fois par an.

• L’entretien d’évaluation ou d’évolution annuel : comme sa dénomination l’indique, cet entretien est à organiser une fois par an et permet de prendre du recul par rapport à l’évolution du collaborateur durant l’année qui vient de s’écouler.

Notez que pour mesurer l’évolution des compétences d’un collaborateur, un point de comparaison est naturellement nécessaire. C’est donc seulement après 2 à 3 réunions que vous pourrez juger réellement de l’amélioration des aptitudes et prendre les actions ad hoc.

Comme support et balise à ces trois entretiens, nos spécialistes recourent au logiciel RH de gestion des compétences Florys®.

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